AREA INFORMATIVA - GLOSSARIO CONDOMINIALE

DOCUMENTAZIONE

I condomini hanno il diritto di ottenere dall'amministratore l'esibizione dei documenti contabili, non soltanto in sede di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, e possono farsene rilasciare copia a proprie spese.
L’esercizio di questi diritti, però, non deve intralciare l'attività amministrativa e non deve essere contrario ai principi di correttezza.
Per il Tribunale di Bologna, la mancata presenza dei documenti giustificativi del bilancio all'assemblea convocata per la sua approvazione non è causa d'invalidità della delibera; nel caso esaminato dai giudici bolognesi, però, nessuno dei partecipanti aveva chiesto di esaminare la documentazione, e non vi era alcuna prova che l'amministratore ne avesse negato la visione nei giorni precedenti l'assemblea, in cui era obbligato a tenere la contabilità a disposizione dei condomini.

Conservazione
Al condominio non si applica l'obbligo, previsto dall'articolo 2220 del Cod. civ., di conservare le scritture contabili per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, come avviene per le imprese.
È comunque opportuno che l'amministratore tenga la documentazione per uguale periodo (la prescrizione ordinaria è appunto di dieci anni), allo scopo di poter adeguatamente supportare eventuali contestazioni nei confronti di terzi: si pensi a un fornitore o a un appaltatore.

Ex amministratore
L'ex amministratore non può continuare a tenere presso di sé la documentazione condominiale ma deve tempestivamente e spontaneamente consegnarla al nuovo amministratore. È considerata tardiva la consegna effettuata in seguito a ordine del giudice. Il nuovo amministratore che sia costretto a rivolgersi al giudice per ottenere la consegna della documentazione da parte del precedente amministratore non necessita dell'autorizzazione dell'assemblea per promuovere il giudizio; trattasi infatti di atto diretto alla tutela degli interessi dei condomini nel loro insieme, e come tale compreso fra le attribuzioni dell'amministratore previste dall'art. 1130 c.c..

Irregolarità
Se il precedente amministratore ha disperso i documenti condominiali, e si nutrono sospetti sulla correttezza della sua gestione, il nuovo amministratore può chiedere ai fornitori, facendo carico al condominio delle eventuali spese, copia della documentazione intrattenuta con il precedente professionista una volta raccolte le prove sufficienti a dimostrare la sua responsabilità contabile, chiedere all'assemblea di essere autorizzato a intraprendere un'azione giudiziaria nei suoi confronti per la restituzione delle somme e il risarcimento del danno.

Pagamenti
Il nuovo amministratore non può pretendere il pagamento delle somme risultanti dalla documentazione consegnatagli dal precedente amministratore. Egli, infatti, se non viene autorizzato dai condomini, non può approvare spese e incassi condominiali risultati dai prospetti sintetici consegnatigli dal precedente amministratore. Pertanto, l'aver accettato tali documenti non costituisce prova del debito dei condomini per le somme in essi indicate, occorrendo a tal fine l'approvazione del rendiconto da parte dell'assemblea.


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